Projektkoordinationssysteme unterstützen den Projektmanager bei der Steuerung und Organisation von Projekten. Wesentliche Funktionen sind die Zeit- und Ressourcenplanung.
Projekte sind Vorhaben, die einzigartig sind, deren Erfolg ungewiss ist, die Ressourcen aus verschiedenen Abteilungen benötigen und über eine vorgegebene Laufzeit verfügen. Projekte können voneinander durch Projektdauer, Projektgröße, Projektart und Projekttyp unterschieden werden, wobei die Projektdauer von wenigen Tagen bis zu mehreren Jahren variieren kann. Oftmals werden Projekte durch verteilte Teams durchgeführt und erfordern hierdurch ein besonderes Maß an Koordination. Diese steuernde Funktion wird in der Regel durch einen Projektmanager verantwortet.
Der Begriff des Projektkoordinationssystems wird teilweise als synonym zum Projektmanagementsystem oder Projektinformationssystem verwendet [Krallmann et al. 2007]. Nach DIN 69901 wird der Begriff Projektinformationssystem als „Gesamtheit der Einrichtung und Hilfsmittel und deren Zusammenwirken bei der Erfassung, Weiterleitung, Be- und Verarbeitung, Auswertung und Speicherung der Projektinformation“ definiert. Teilweise wird auch der Begriff Computer Aided Project Management (CAPM) verwendet. [Intorsureanu et al. 2009] schreiben hierzu: „The concept of Computer Aided Projekt Management aims to provide a framework for comprehensive software support for the project management processes, and one of the requirements of CAPM relies on the electronic support for maintaining a consistet project management documentation (project plans, reports and accompanying documents).“
Die Projektkoordination stellt einen ganzheitlichen Prozess dar, der die Teilprozesse des Projektverlaufes abdeckt. Dieser Prozess startet mit dem Projektauftrag, beinhaltet das Managen von Unregelmäßigkeiten im Projektverlauf, während der gesamten Projektdauer und endet mit der Abnahme des fertig abgeschlossenen Projekts. Das Projektkoordinationssystem besteht aus den angewandten Managementinstrumenten als auch den unterstützenden technischen Programmen [Wolf et al. 2006]. Softwarelösungen, die die Verwaltung und Steuerung von Projekten unterstützen, verfügen in der Regel mindestens über die von [Schindler et al. 1998] formulierten Anforderungen:
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Einsatz als Steuerungsinstrument
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Erfüllen von Planungsaufgaben
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Kontroll- und Dokumentationssystem
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Aufbereitung von Berichten
Neben der Zeit- und Ressourcenplanung, ermöglichen es Projektkoordinationssysteme, Meilensteine anzulegen, gemeinsame Kalender zu verwalten und Zwischenergebnisse zu dokumentieren und abzulegen. Bestandteile sind weiterhin die Unterstützung bei der Erstellung von Konzepten, Maßnahmenplänen, Kostenbudgetierungen, der Teamführung, operativen Umsetzungen sowie der Ergebniskontrolle [Wolf et al. 2006]. Die Auswahl eines Projektkoordinationssystems, im Sinne einer Softwarelösung, hängt dabei u.a. von der Auswahl des Vorgehensmodells (bspw. agil oder sequenziell) ab, da dieses den Rahmen für die Zusammenarbeit in einem Projekt bildet [Berzisa und Grabis 2011].
Literatur
Berzisa, S.; Grabis, J.:r Combining Project Requirements and Knowledge in Configuration of Projectr Management Information Systems. Proceedings of the 12th International Conference on Product Focused Software Development and Process Improvement.r Published by ACM 2011 Article.
Intorsureanu, J.;r Mihalca, R.; Uta, A., Andreescu, A.: A Design of an Integrated Document Systemr for Project Management. International Conference on Computer Systems and Technologies. Published by ACM 2009 Article.
Krallmann, H.; Schönherr, M.; Trier, M.:r Systemanalyse in Unternehmen – Prozessorientierte Methoden derr Wirtschaftsinformatik. München: Oldenbourg Wissenschaftsverlag, 2007.
Schindler, M., Hilb, M., Fausch, M.: Trends undr Technologien im Rahmen der verteilten Projektabwicklung. Arbeitsbericht desr Kompetenzzentrums EKM der Universität St. Gallen, Bericht Nr.: HSG/MCM/CCr EKM/18, St. Gallen, 1998.
Wolf, M.; Mlekusch, R.; Hab, G.: Projektmanagement Live – Instrumente,r Verfahren und Kooperationen als Garanten des Projekterfolgs, 6. Aufl.,r Renningen: expert verlag, 2006